吉首大学校长办公室文件
吉大办发〔2018〕29号
吉首大学校长办公室
关于做好2018年高等教育质量监测国家数据平台教学基本状态数据采集工作的通知
各学院、校部机关各单位：
根据教育部《关于做好“高等教育质量监测国家数据平台”监测数据填报工作的通知》（国教督办函[2018]74号），为切实推进我校教学基本状态数据常态监测工作，提高教学水平和人才培养质量，及时更新我校教学基本状态数据库，学校决定从即日起至11月20日集中开展2018年教学基本状态数据采集填报工作。为按时保质完成此项工作，现将有关事项通知如下：
一、数据采集内容
2018年教学基本状态数据采集依据是教育部高等教育教学评估中心《高等教育质量监测国家数据平台数据填报指南》(20180709)，本次数据采集涉及到教育教学管理的各个方面，主要包括：1、学校基本信息；2、学校基本情况；3、教职工信息；4、学科专业；5、人才培养；6、学生信息；7、教学管理与质量监控；8、师范类专业情况，共涉及八大类、102个数据表和800多个数据采集项。
二、工作组织
（一）数据采集工作领导小组
组长：白晋湘
副组长：黎奇升、钟海平、龙先琼、黄昕、冷志明
成员：以下各单位的负责人
校长办公室、教学质量监控与评估中心、教务处、人事处、财务处、资产管理处、科技处、社科处、发展规划与学科建设处、招生就业处、实验室与设备管理中心、学工部、校团委、信息网络中心、图书馆、宣传部、校工会、后勤处、研究生院、国际合作与交流中心、校地合作办公室、继续教育学院、各教学学院
（二）数据审核小组
1、数据来源审核小组：由提供数据的学院或部门组建，负责对本单位提供的数据真实性和完整性进行审核；各单位的数据采集完成后，报送到任务分解表中对应的责任部门。报送之前，指定专人对所有报送的数据进行严格的审核。
2、责任单位审核小组：由各责任单位组建，对本部门负责的所有数据进行审核;各责任部门对搜集的数据进行汇总，并指定专人负责二审。
3、学校审核小组：数据采集工作领导小组负责对全校的数据进行审核，确认无误后录入高等教育质量监测国家数据平台采集系统，并提交上传。
成员：以下部门负责人
校长办公室、教学质量监控与评估中心、教务处、人事处、学工部、团委、财务处、实验室与设备管理中心、资产管理处、发展规划与学科建设处、招生就业处、科技处、社科处。
（三）数据采集小组
负责对各责任单位数据收集整理、汇总采集，对提交的数据进行初审，填写《吉首大学数据采集提交材料确认单》（附件5）。
三、工作进度安排
（一）第一阶段（10月8日—10月14日）：学习与部署
1、学校制定和发布《吉首大学2018年高等教育质量监测国家数据平台教学基本状态数据采集工作方案》和《教学基本状态数据采集工作任务分解表》（附件3）；
2、召开各单位数据采集人工作会议，部署数据采集工作，下发数据填报工作方案和责任分解表；
3、各单位安排部署数据填报工作；
4、各相关部门按时间节点分散填报，数据采集办公室按照责任分解表对数据库内使用用户重新进行分配、设置，并对新用户赋予相应表格的填报权限。
（二）第二阶段（10月15日—11月10日）：采集与汇总
1、各单位实施数据采集工作，先按照系统采集模板或《填报表格》填写电子文件，并以电子档最终稿打印输出。
2、根据今年采集工作安排的变化，各协助部门按照责任部门的要求报送填报材料。报送之前，各单位须对所有报送的数据进行严格的审核；按照各责任部门的具体时间要求准时报送，不得无故延误。
3、各责任部门根据责任分解表中的具体时间安排对搜集的数据进行汇总，并负责二审，确认无误后再打印输出，提交的电子材料与纸质材料内容必须保持一致，填写《吉首大学教学基本状态数据采集提交材料确认单》（附件5），报送教学质量监控与评估中心。
（三）第三阶段（11月12日-11月25日）：审核与提交
1、根据新填报方案，采用边填报边审核，因此审核的时间节点与数据采集的时间节点有部分重合，采集小组实时关注各责任部门的填报进度，发现问题及时予以纠正。
2、根据数据填报要求，系统内表单填报时有先后次序之分，11月10日前，各责任部门依次对数据进行系统录入，在系统内进行查漏补缺，确保填报质量。
3、11月12日至11月20日数据采集小组对填报数据进行审核后提交学校数据审核小组审核，同时对满足要求的责任单位进行审核确认；
4、11月25日前，数据采集工作组完成学校全部数据上传提交。
四、工作方式及注意事项
（一）人员安排
请各有关单位认真研读数据填报指南，严格按照《附件3：吉首大学2018年教学基本状态数据采集工作任务分解表》和《附件4：2018年教学基本状态数据采集工作人员信息表》确定数据采集内容和填报工作责任人，由专人具体负责数据收集、整理和录入工作，各学院采集数据经责任领导审定后报送学校。
（二）采集方式
2018年10月10日-11月20日为数据采集时间，采取网络和纸质填报相结合的方式。网络填报由牵头单位负责，责任单位登陆“高等教育质量监测国家数据平台”将数据收集整理、审核后在线填报（网址：http://udb.heec.edu.cn，账号密码由系统生成，具体情况咨询数据采集联络人），网络填报方法及注意事项见附件1《高等教育质量监测国家数据平台数据填报指南》第二部分；网络填报完成后在线打印数据报表（报表多页请盖骑缝章）和《教学基本状态数据采集提交材料确认单》一起由填报责任人签字、单位加盖公章，然后送交评估中心，数据报表电子文档同时发送评估中心联系人电子邮箱。各数据报表的协作单位应尽早将符合系统填报要求的本单位数据（含电子版和纸质版）提交给相应的责任单位，以便汇总、审核与填报。
（三）数据填报时间
由于部分数据表属于基础数据表，将作为数据字典被其他表格数据关联调用，必须先行填报，因此对各数据表网络填报时间和顺序做如下安排（线下数据的收集、整理时间不受网络填报时间限制），详请根据附件2及早准备：
第一时段（10月11日～14日），完成“表1-3 学校相关党政单位”、“表1-4 学校教学科研单位”填报，作为数据字典；表1-1、1-2、1-9、1-10、2-1、2-2、2-3-1、2-3-2、2-5、2-6、2-8、2-9-1、2-9-2、2-10、5-3-1、5-4、6-4、6-8、7-1、7-2等独立数据表开始填报。
第二时段（10月15日～17日），完成“表1-5-1 专业基本情况”、“表1-5-2专业大类情况”填报，作为数据字典。
第三时段（10月18日～10月25日），完成“表1-6-1教职工基本信息”、“表1-6-2教职工其他信息”、“表1-6-3外聘教师基本信息”、“表1-6-4附属医院师资情况”、“表1-7本科生基本情况”、“表1-8-1本科实验场所”、“表1-8-2科研基地”填报，作为数据字典；第一时段启动的独立数据表完成填报。
第四时段（10月26日～11月20日），其余数据表填报。
（四）采集时间节点
统计时间：分时期数和时点数，时期数又分自然年和学年。
自然年：指自然年度，即2017年1月1日至2017年12月31日。如财务、科研和图书信息按自然年度时期统计汇总数。
学年：指教育年度，即2017年9月1日至2018年8月31日。如教学信息按学年度时期统计汇总数。
时点：指特定时刻产生的指标数据的统计截止时间，即2018年9月30日。如在校生数、教职工数、占地面积、固定资产总值等指标为统计时点数。（具体时间参考采集信息的时间标注）
五、工作要求
教学基本状态数据是学校质量常态监测、院校评估、专业评估、专业认证及撰写年度教学质量报告的重要依据，其填报数据将应用到高校分类评价考核、生均拨款核算、本科教学评估、专业认证等各项工作中，是推动学校内涵式发展、提高学校人才培养质量的重要举措。各部门领导须高度重视这一既具基础性又具全局性的重要工作，认真组织，严格按学校的统一安排和部署，完成规定的工作和任务。
1、实行各部门行政一把手负责制，请各部门高度重视，要切实履行职责，认真组织做好数据的收集、填报与审核工作。
2、请各学院（部）积极配合各职能部门收集有关材料，需要相关职能部门之间协调统计数据的，请及时沟通，务必确保采集工作顺利进行。
3、请各部门负责人组织相关人员认真学习《高等教育监测国家数据平台数据填报指南2018》，准确理解状态数据的指标内涵，严格按照本科教学基本状态数据采集、审核流程及要求进行采集工作，确保填报数据的客观真实、准确性、科学性。
4、各部门报送的所有纸质材料，必须由单位负责人签字盖章，且保证纸质数据材料与系统内提交的电子数据一致。提交纸质数据材料的同时，请填写《教学基本状态数据采集提交材料确认单》（附件5），与材料一并提交教学质量监控与评估中心存档。
5、本次数据的采集尽量系统全面，务必于11月25日完成填报，作为《2017～2018年度本科教学质量报告》的基础和依据。
6、本科教学基本状态数据采集工作是一项专业性很强的工作，请各单位注意填报工作和数据采集人员的连续性，以及数据年度之间的关联性。
7、为更加方便快捷的完成工作，请各单位具体负责工作人员加入状态数据采集交流QQ群号：94880209，以便交流，及时了解信息下载相关资料。
8、评估中心联系人：赵汉斌，联系电话：13974373691（短码63397）电子邮箱：502827480@qq.com。
附件：1、高等教育质量监测国家数据平台数据填报指南（2018）
2、数据填报模版20180911（电子下载）
3、2018年教学基本状态数据采集工作任务分解表
4、2018年教学基本状态数据采集工作相关人员信息表
5、本科教学基本状态数据采集提交材料确认单
吉首大学校长办公室
2018年10月8日
吉首大学校长办公室 2018年10月8日印发
