教务处公章是教务处管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为规范教务处公章的使用管理，特制定本使用管理办法。
一、公章刻制
（一）因工作需要刻制教务处公章，须报请学校同意后到当地公安机关指定的刻章单位刻制，并报送学校备案行文公示后方可使用。
（二）换用新公章而停止使用旧公章时，应及时把旧公章送交学校封存或销毁。
二、公章保管
（一）教务处公章由教务处处长指定专人妥善保菅，不得随意放置，以免丢失或被他人随意使用。
（二）公章实行专人专管专用，不得转交他人。确因特殊情况需要转由他人保管或使用时，必须报请教务处处长同意后方能转交。
三、公章使用
（一）部门内部用章
教务处各科室发文或开具各种证明和公函应经分管处领导审核同意，并由科室经办人填写《吉首大学教务处印章使用情况登记表》（以下简称《登记表》，见附件1）。
（二）学生证明用章
1.学生成绩证明用章
(1)在校学生因出国深造、毕业找工作等原因需要在成绩单上加盖教务处公章的，需先由学院教学秘书出具有效成绩单，认真核对签字后加盖学院公章，再由教务处学籍科负责人审核签字，并由相关人员填写《登记表》方可加盖公章。
(2)往届毕业学生需要教务处出具成绩单或成绩证明的，应先到学校档案馆复印本人成绩单并加盖相关印章，然后由教务处学籍科负责人审核签字，并由相关人员填写《登记表》方可加盖公章。
2.学生在校证明用章
学生在校证明原则上应由学生所在学院开具并盖章。如确实需要加盖教务处公章的，应由学生填写《教务处公章使用申请单》（见附件2），经所在学院负责人签字后，再由教务处学籍科负责人审核签字，并由相关人员填写《登记表》方可加盖公章。
如因参加各种考试或竞赛报名等办理人数较多时，原则上应以班级或者学院为单位汇总，指定专人按以上要求统一办理，同时须另附上有关人员名单加盖公章交教务处办公室留存备案。
3.学生学历证明用章
往届已毕业学生需开具学历证明或在学历相关证明材料上加盖教务处公章的，应由教务处学籍科负责人审核无误后，并填写《登记表》方可盖章。
4.其他学生证明用章
在校或已毕业学生开具其他证明需加盖教务处公章的，由该项工作负责单位相关工作人员审核无误后，并填写《登记表》方可盖章。
（四）其他部门、教师用章
1.其他部门：校内其他部门的材料需加盖教务处公章的，由相关工作人员持填写好的《教务处公章使用申请单》到教务处办公室，填写《登记表》后方可盖章。
2.教师：我校教师申报职称、各种奖项和课题等相关材料上需加盖教务处公章的，由材料相关的教务处科室负责人审核无误填写《登记表》后方可盖章。
（五）其他用章
因其它情况需要用章的，由相关业务分管科室和分管处领导审核签字，填写《登记表》后方可盖章。
四、本办法自发布之日起施行，具体事宜由教务处负责解释。素质教育中心用章参照本法执行。
教务处
2016年9月20日
公章使用申请表.doc
